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política de privacidad

Introducción

ShadeTree Counseling, LLC (“nosotros,” “nuestro,” “nos”) está comprometido con la protección de su privacidad. Esta política explica qué información personal recopilamos, cómo la usamos y protegemos, y sus derechos bajo las leyes de Florida y federales (por ejemplo, HIPAA).

Qué Información Recopilamos

Recopilamos y almacenamos de forma segura la información necesaria para brindar servicios de salud mental, incluyendo:

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  • Identificadores personales (por ejemplo, nombre, datos de contacto, fecha de nacimiento)

  • Información de salud y clínica (por ejemplo, historial de salud mental, notas de sesiones, evaluaciones diagnósticas)

  • Información administrativa y de facturación

  • Comunicaciones vía teléfono, correo electrónico o portal para clientes

Además, los visitantes del sitio web pueden proporcionar o generar datos, como direcciones IP o envíos de formularios de contacto, que forman parte de nuestra presencia en línea.

Cómo Recopilamos la Información

  • Durante la admisión y sesiones clínicas posteriores

  • Por correo electrónico, teléfono o portal seguro para clientes

  • A través de formularios en nuestro sitio web o sistema de programación de citas

Por Qué Recopilamos Información

  • Para proporcionar asesoramiento, planificación de tratamiento y coordinación de cuidados conforme a la excepción de “tratamiento” de HIPAA (HHS.gov)

  • Para la administración de la práctica, facturación y mantenimiento legal de registros

  • Para cumplir con obligaciones legales y proteger la seguridad pública, como se explica a continuación

Uso, Divulgación y Confidencialidad

Todas las comunicaciones y registros de los clientes son confidenciales bajo la ley de Florida (Fla. Stat. § 491.0147) (Florida Legislature) y se consideran información de salud protegida bajo HIPAA. Solo podemos divulgar información:

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  • Con su consentimiento escrito

  • Cuando la ley lo requiere o permite, incluyendo:

    • Reportes obligatorios de sospecha de abuso, negligencia o explotación (por ejemplo, adultos vulnerables) (privacy.ufl.edu)

    • Divulgaciones para prevenir amenazas o daños serios e inminentes (por ejemplo, amenaza a una persona identificable) (Florida Legislature)

    • Si es ordenado mediante citación judicial o mandato, siguiendo procedimientos legales y requisitos de HIPAA (privacy.ufl.edu)

    • A oficiales de la ley en circunstancias específicas (por ejemplo, investigaciones de muerte o reportes de crimen) (privacy.ufl.edu)

    • Reportes de salud pública (por ejemplo, ciertas enfermedades) según lo requerido por la ley de Florida (privacy.ufl.edu)

Mantenimiento y Conservación de Registros

Mantenemos registros clínicos por no menos de siete años desde la fecha del último contacto con el cliente, según lo exige la ley de Florida (Capítulo 456, Regla 64B4-9.001) (CE Credit, NetCE).
Si nuestra práctica cierra o se traslada, se notificará a los clientes mediante aviso publicado en el periódico local durante cuatro semanas consecutivas, proporcionando un contacto alternativo para el acceso a registros. Los registros permanecen disponibles al menos dos años después (NetCE).

Acceso del Cliente a los Registros

Los clientes tienen derecho a inspeccionar o recibir copias de sus registros clínicos, salvo que hacerlo cause daño, en cuyo caso el acceso puede ser restringido con un aviso escrito que explique la restricción (MyFLFamilies, Florida Senate).

Información Sensible y Súper Confidencial

La ley de Florida ofrece protección adicional para ciertos datos altamente sensibles (por ejemplo, estado de VIH, información genética, notas de psicoterapia). Las divulgaciones requieren una autorización específica y separada por escrito; una autorización general no es suficiente (collectivemedical.com, policies.fiu.edu).

Almacenamiento de Datos y Prácticas de Seguridad

  • Los registros se almacenan de forma segura, ya sean físicos o electrónicos, con controles de acceso estrictos y salvaguardas para prevenir accesos no autorizados o brechas.

  • Solo el personal autorizado (por ejemplo, terapeutas licenciados, personal administrativo) puede acceder a la información del cliente según sea necesario para tratamiento, programación, facturación o emergencias.

Sitio Web y Comunicaciones en Línea (si aplica)

Si ShadeTree Counseling, LLC utiliza un sitio web construido con plataformas como Wix, su política debe incluir:

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  • Tipos de información recopilada (por ejemplo, dirección IP, entradas de formularios de contacto)

  • Cómo se recopila la información (por ejemplo, formularios, cookies)

  • Seguimiento del navegador o herramientas de terceros usadas (por ejemplo, Google Analytics) (Soporte Wix)

  • Mecanismos de consentimiento y exclusión, y el proceso para que los clientes soliciten eliminación o acceso (Soporte Wix)

Actualizaciones de la Política de Privacidad

Nos reservamos el derecho de revisar esta política según sea necesario. Las actualizaciones entran en vigor al publicarse. Para cambios significativos, notificaremos a los clientes directamente o a través de nuestro sitio web (Soporte Wix).

Información de Contacto

Para preguntas, solicitudes de acceso o para retirar el consentimiento, por favor contacte a:


ShadeTree Counseling, LLC
lidia@shadetreecounseling.life
(913) 802-3625

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